Outlook 버리고 아이폰 캘린더로 팀 일정 관리한 2년, 이렇게 바뀌었습니다. (공유 캘린더, 일정 충돌, 생산성)
아이폰 기본 캘린더 앱 하나로 팀 일정 전체를 돌린 지 2년이 됐습니다. 처음에는 반신반의했습니다. Outlook 캘린더를 버리고 애플 기본앱으로 완전히 넘어간다는 게 쉬운 결정은 아니었거든요. 그런데 지금은 오히려 그때 왜 더 일찍 바꾸지 않았을까 싶을 만큼, 팀의 시간 관리 방식 자체가 달라졌습니다. 당시 팀의 규모는 약 10명 수준이었고, 하루 평균 5~10개의 일정이 공유되는 환경이었습니다. Outlook 캘린더를 떠난 이유 Outlook을 쓸 때 가장 자주 생기던 실수가 있었습니다. 이메일을 보낸 걸 미팅 초대장(Meeting Invitation)을 보낸 것으로 착각하는 일이었습니다. 미팅 초대장이란 캘린더 이벤트에 참석자를 초대하여 상대방의 캘린더에도 일정이 자동 등록되게 하는 기능인데, 메일과 일정이 한 앱 안에 섞여 있다 보니 이 둘을 혼동하는 상황이 팀 안에서 종종 발생했습니다. 상대방은 미팅이 잡힌 줄 알고, 저는 이메일로 알렸으니 됐다고 생각하는 식의 엇갈림이었습니다. 실제로 중요한 외부 미팅이 누락된 적이 2~3회 있었고, 이 경험이 도구 변경을 검토하게 된 계기였습니다. 아이폰 캘린더 앱으로 완전히 넘어오고 나서는 해당 유형의 실수는 거의 발생하지 않게 되었습니다. 메일 앱과 캘린더 앱이 완전히 분리된 환경이다 보니, 일정을 잡는 행위와 메시지를 보내는 행위가 구조적으로 구분됩니다. 처음에는 앱을 두 개 써야 한다는 점이 불편할 것 같았는데, 실제로 써보니 오히려 역할이 명확해져서 실수가 줄었습니다. 애플 OS 환경에 최적화된 기본 앱이다 보니 구동 속도나 전반적인 사용성도 체감상 제 사용 환경에서는 더 가볍게 느껴졌습니다. MS Office 중심으로 업무를 처리할 때는 앱 자체가 무겁다는 느낌이 항상 있었는데, 이건 개인적인 체감이지만 매일 쓰는 도구인 만큼 이 차이가 누적되면 꽤 큰 영향을 줍니다. 불필요한 서드파티 앱 없...
